Онлайн-касса - это кассовый аппарат с фискальным накопителем, который в соответствии с Законом №54-ФЗ, должен обеспечивать передачу фискальных данных в ФНС. Информация о продажах, возвратах, открытиях и закрытиях смен теперь уходит оператору фискальных данных (ОФД) через интернет, а оттуда - в налоговую. Для записи, хранения и передачи этой информации используется специализированное устройство, которое должна содержать каждая касса - фискальный накопитель.

Онлайн-касса - это инструмент автоматизации работы налоговиков. Налоговая получает информацию о том, какой доход получает предприниматель. Получая данные о выручке (и расходах) хозяйствующего субъекта через интернет, они могут более не проверять кассовые аппараты "офлайн". Устройство позволяет оперативно передавать всю необходимую информацию в ФНС. Введение онлайн-касс не только увеличит доходы в бюджет, но и устранит бюрократические сложности, связанные со сдачей отчетности. Таким образом, взаимодействие предпринимателей и налоговой службы упрощается.

Регламентируется законом:

О применении контрольно-кассовой техники — 54-ФЗ

Алгоритм работы ККТ выглядит следующим образом:

1. После получения денежных средств от покупателя кассир вводит сведения о продаже в онлайн-кассу и печатает бумажный экземпляр чека.
2. Информация фиксируется фискальным накопителем, который подписывает чек фискальным признаком и передает ОФД. Оператор фискальных данных - это организация, у которой есть разрешение от ФНС на обработку чеков и передачу их в налоговую. Список ОФД и заявка на подключение здесь или на сайте nalog.ru
3. ОФД подтверждает получение и проверку чека, затем сохраняет информацию и передает в ФНС (один раз в сутки).

Практически все предприниматели, за редким исключением, обязаны установить онлайн-кассу до 1 июля 2021 года. И индивидуальные предприниматели и юридические лица, которые оказывают услуги или продают что-либо физическим лицам, обязаны применять онлайн-кассу для расчетов (наличными и безналичными, онлайн или офлайн). На онлайн-кассе предусмотрена фискализация любых способов приема денежных средств от потребителей. Или же их выдачи — если она производится в предусмотренных законом случаях (например, при возврате некачественного товара).

Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина? Конечно нужна. Если интернет-магазин принимает оплату напрямую в любом виде, он должен выдать чек, а значит использовать ККТ. Если клиент платит за товар при его получении, нужен бумажный чек вне зависимости от формата платежа (наличные, банковская карта или электронные деньги):

• выдача заказа и оплата на пункте выдачи заказов;
• доставка курьером, когда он принимает денежные средства;
• самовывоз со склада интернет-магазина.

В этом случае хорошим решением будет универсальный комплект: кассовый аппарат, интегрированный с сайтом и облачный модуль. Сама касса физически находится в офлайн-магазине или в пункте выдачи. При этом устройство может принимать оплату на сайте и отправлять электронные чеки.

При расчете покупатель получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту. Интернет-магазины, не имеющие ПВЗ и принимающие оплату исключительно через сайт, могут ограничиться отправкой цифровых кассовых чеков.

Если покупатель платит картой на сайте и не взаимодействует с продавцом напрямую, закон позволяет ограничиться электронным чеком. Он должен быть отправлен на номер телефона или емейл клиента не позднее 5 минут с момента получения денег.

Если человек рассчитывается в пункте выдачи, оффлайн-магазине или через курьера, продавец обязан выдать "живой" бумажный чек.

Пример чека:

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, POS-системы и фискальные регистраторы.

Автономные кассы (ньюджеры) - это полностью готовые к работе устройства с уже установленной кассовой программой, все аппаратные модули собраны в одном корпусе, работающие без подключения к компьютеру или POS-терминалу. Они также могут быть мобильными и иметь встроенный аккумулятор.

POS-системы - это комплексные наборы техники, которые обычно состоят из pos-компьютера, фискального регистратора, клавиатуры, сканера и др. В основном такие системы используются в крупном ритейле.

Фискальные регистраторы - это принтер чеков с фискальным накопителем. В связке с внешним вычислительным модулем образует онлайн-кассу. Сам по себе фискальный регистратор не может использоваться для фискализации. Он подключается к компьютеру, планшету, pos-терминалу или смартфону, на которых установлен специальный фискально-учетный софт, и использует их ресурсы памяти (которые превосходят ресурс памяти самых мощных моделей автономных касс). При этом кассир имеет дело не с маленьким экраном обычной онлайн-кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие необходимые для работы программы. Это особенно удобно при широком товарном ассортименте, например, при продаже автозапчастей, строительных материалов.

Специфика бизнеса будет определять вариант онлайн-кассы: торговля подакцизными товарами, оказание услуги, клиентопоток, объем ассортимента, потребность в подключении сканера, интеграция с товароучетной программой - все это влияет на выбор.

Если речь идет о значительном потоке клиентов, особенно важной является высокая скорость обслуживания, а также контроль за действиями кассиров/сотрудников. В этой ситуации фискальный регистратор, подключенный к компьютеру с удобным дисплеем, на который выводится вся необходимая информация, будет оптимальным. Если клиентопоток не очень значителен, но ассортимент товаров широк, также целесообразно использовать не онлайн-кассу с ограниченной памятью, а рабочую станцию с фискальным регистратором. Если рабочие места сотрудников уже итак оборудованы компьютерами (или даже просто смартфонами), то приобретение фискального регистратора - будет самым выгодным решением.

Отметим, что к 2024 году правительство планирует ввести маркировку на все категории товаров, которые находятся в обороте на территории Российской Федерации. Поэтому сразу выбирайте кассовое ПО, совместимое с маркировкой, чтобы быть готовым к требованиям времени.

Кроме самой онлайн-кассы понадобятся:

• фискальный накопитель
• электронная подпись (подойдет ЭЦП, предназначенная для отправки отчетности в налоговую)
• договор с оператором фискальных данных (ОФД можно выбрать на nalog.ru)
• товароучетная система, которая поддерживает печать номенклатуры, например, OUTOFBOX.RU
• ПО позволяющее отправлять электронные версии чеков оператору фискальных данных, например, OUTOFBOX.54-FZ

С 1 января 2021 правила использования онлайн-касс регламентируются Налоговым Кодексом РФ. Там же зафиксированы меры наказания за их несоблюдение.

Еще одно изменение в онлайн-кассах, которое уже вступило в силу с 1 февраля 2021 г., касается отображения номенклатуры в кассовых чеках. Ранее ее указывали только организации и все, чья деятельность связана с маркированными товарами и алкоголем. С 2021 г. номенклатура в онлайн-кассах обязательна даже для ИП на спецрежимах.

Понятие «номенклатура» включает в себя наименование товара (работы, услуги), цену за единицу и количество. Реквизит отображается таким образом, чтобы быть понятным покупателю. Конкретный классификатор товаров для предоставления номенклатуры не установлен, поэтому бизнесмены могут самостоятельно вносить названия.

Работа с онлайн-кассами с 2021 г. предусматривает обновление прошивки, которая поддерживает формирование чеков в новом формате. Возможно, потребуется обновить и товароучетное ПО или вовсе заменить кассу, если модель не позволяет работать по предъявленным требованиям.